Основы ТОС

«У вас нет выбора. Либо вы управляете ограничением, либо оно управляет вами»

2023-05-04 14:28 Почитать
Я начала писать заметку с ответа на вопрос: «Что такое Теория ограничений (ТОС)?». Но поняла, что исчерпывающий ответ тянет на книгу. И такие книги есть. Поэтому я попробовала ответить на вопрос: почему ТОС нужена всем?
Для меня Теория ограничений — практический подход к мышлению и принятию решений, приближающих к цели. И в бизнесе, и в жизни. ТОС — это призыв и инструмент, фокусирующий и выделяющий важное. Даже не просто важное, а необходимое. Необходимое, которое, в отличие от всего остального, приближает нас к цели. Определив необходимое, можно избавиться от лишнего. А лишнего часто так много, что избавление от него делает всё заметно проще. И в мышлении, и в бизнесе, и в жизни. Так что для меня ТОС — это ещё и про счастье и радость.

Ограничение

ТОС расшифровывается, как Theory Of Constraints, Теория ограничений. Ограничение системы — это фактор, который ограничивает систему в достижении цели. Ограничение определяет результативность всей системы. Если бы его не было, то цель достигалась бы бесконечно быстро. Например, коммерческая компания зарабатывала бы бесконечно много денег за бесконечно малое время. Ограничение есть всегда.
Один из самых популярных образов, которые используются для объяснения концепции ограничения — цепь. В чём цель цепи? Упростим её до «обеспечить прочность на разрыв». Что определяет прочность цепи? Средняя прочность всех звеньев цепи? Максимальная прочность самого крепкого звена? Степень блеска? Похожесть цепи на цепи ведущих конкурентов? Подробность описания каждого из звеньев цепи? Обеспечение более уважительной и здоровой коммуникации между звеньями?
Часть из вас сейчас закатила глаза от банальности примера, но подумайте. На что направлены текущие проекты улучшения? Когда вы в последний раз оптимизировали локальный показатель системы? Если вам кажется, что ваши действия однозначно упрочнят цепь, то у меня второй вопрос: а где находится самое слабое звено вашей системы?
Чтобы увеличить прочность цепи, нужно повысить прочность самого слабого звена. Всё! Остальные действия могут быть полезными на будущее, приятными, важными для поддержки самого слабого звена, но не увеличивающими прочность цепи. А ещё любые изменения задействуют управленческий ресурс, которого всегда не хватает.
Иногда на поиск ограничения может уйти несколько недель, редко — месяцев. Но даже если ваше ограничение постоянно плавает и перемещается, его сложно определить, оно находится не в вашей зоне ответственности, оно всё равно есть. И оно в любом случае будет определять выхлоп всей системы. И либо вы будете им управлять, либо оно будет управлять вами:)
Это не значит, что всё, что не является ограничением, — это не важно. В системе всё связано, в том числе с ограничением. Плохая работа «не-ограничения» может поставить под угрозу работу ограничения. Но стоит адекватно оценивать вклад отдельных элементов в результат работы системы. «Чем больше – тем лучше» работает только для того, что является ограничением.

Пример

Мы с вами производим и продаём чайные пары. Мы можем выпускать 10 тарелок и 7 кружек в день. Рынок готов купить 15 пар в день. Вопрос: где у нас ограничение и зачем мы производим по 10 тарелок в день? Ах да, нам нужно уменьшать себестоимость, а ещё сокращать простои, чтобы обеспечить высокую эффективность! Эффективность чего? Для чего? Стоит ли нам рассмотреть решение, увеличивающее себестоимость тарелок, если мы сможем произвести 8 кружек в день?

Практика. Пять фокусирующих шагов

Чтобы увеличить скорость достижения цели, например, больше, быстрее и дольше зарабатывать, ТОС предлагает сфокусировать усилия.
0. Определите цель системы;
1. Определите или выберите ограничение;
2. Получите от ограничения максимум (без увеличения мощности за счет дополнительных вложений);
3. Подчините всю остальную систему необходимости максимального использования ограничения (не-ограничения поддерживают ограничение);
4. Если после пунктов 2 и 3 выше для удовлетворения рыночного спроса требуется больше мощности, оцените способы повышения (увеличения мощности) ограничения;
5. Вернитесь к пункту 1, но остерегайтесь инерции при определении ограничений (не позволяйте инерции вызвать системное ограничение).
Часто достаточно первых трёх пунктов, чтобы заметно улучшить результат работы системы. Их и разберём.

Найти или выбрать ограничение

Ограничение может быть внутренним (мощность, скорость реагирования на запросы, оборотные средства...) или внешним (рынок). Чаще всего у нас есть первичное ограничение рынка и вторичное — внутреннее ограничение. И нам нужно работать с обоими.
Как найти ограничение? Определить, какого ресурса нам сейчас больше всего не хватает. Если мы увеличим его проходимость/мощность, то выручка вырастет. Один из способов найти ограничений — посмотреть, где сейчас скапливается больше всего незавершённой работы.
Но иногда лучше не просто найти ограничение, а выбрать. Ограничение — это не просто негативный фактор, от которого нужно срочно избавиться. Ограничение всегда будет! Это то, через что мы должны управлять системой, выстраивать всю остальную работу так, чтобы получать от ограничения максимальную отдачу: максимальное количество единиц цели от каждой минуты работы ограничения.
Допустим, я занимаюсь дистрибуцией. Я покупаю товары и продают их через интернет-магазин. В данный момент моим ограничением является колл-центр. Я теряю часть звонков клиентов и, соответственно, часть заказов. Я могу посадить ещё одного оператора, а могу пересмотреть, как работают операторы с целью уменьшить количество потерянных звонков. Если я пойду по 5-ти шагам, то мне нужно будет подстроить работу всей остальной системы под операторов колл-центра. Интуитивно это звучит как не самое хорошее решение. Допустим, я увеличу мощность операторов в два раза — это не сложно и не дорого, — но тогда я столкнусь с другим ограничением — оборотные средства. Чтобы закупить товары, у меня есть ограниченное количество денег. Оно будет определять и ширину ассортимента, и уровень наличия. Я предпочту выбрать в качестве ограничения оборотные средства. И подстроить под это работу колл-центра, и складов, и отдела закупок. Как сделать из выбранного ограничения реальное? Увеличить остальные мощности :)

Типичные ограничения коммерческой системы

Цель большинства коммерческих систем — получение прибыли посредством продаж сегодня и в будущем. Выделяется три основных типа ограничений.
1. Внутреннее ограничение мощности. Какого-то из ваших ресурсов не хватает для обеспечения всего спроса. Если вы увеличите мощность этого ресурса, то вы сможете выполнить большее количество заказов без срывов сроков и увеличить поток заказов, пообещав надёжность сроков выполнения.
Типичные ограничения мощности:
  • Дистрибуция — оборотные средства, складские площади, площадь/длина полок в выставочном зале.
  • Производство — станок, технологи, сборочное подразделение, финальная приёмка.
  • Разработка — аналитик, архитектор, ведущий разработчик, тестировщики.
2. Внутреннее ограничение времени выполнения. Время выполнения клиентского заказа выше, чем у конкурентов или чем потребность рынка. Если мы сократим время выполнения, то мы привлечём больше заказов и сможем заработать больше. Все предлагают выполнить заказа за два месяца, а вы не можете выполнить его быстрее, чем за три.
3. Внешнее ограничение рынка (есть почти всегда). Количество заказов недостаточно, чтобы обеспечить необходимый рост системы.

Второй шаг. Получите от ограничения максимум (без увеличения мощности за счёт дополнительных вложений)

Если мы говорим про ограничение рынка, то получить максимум значит — перестать терять уже обратившихся клиентов. До того, как мы увеличим рекламные бюджеты.
Если мы говорим про ограничение мощности, то нам стоит пересмотреть, на что мы тратим время работы нашего ограничения. Что можно исключить, что можно передать на другие ресурсы.
Потерянный час работы ограничения — час, потерянный всей системой
Исключить работу с бракованными деталями, по возможности, исключить количество повторной работы и т.д.

Третий шаг. Подчините всю систему необходимости максимального использования ограничения

Это значит, что не-ограничения должны работать так, как удобно ограничению, а не так, как велит нам стремление к локальной оптимизации. Размер партии должен задаваться возможностями ограничения, а не стремлением уменьшить простои не-ограничений. Закупка товара должна определяться наиболее выгодным использованием оборотных средств, а не попыткой сократить транспортные затраты. Сеньор должен решать задачи, которые только он может решить, а не все подряд, потому что он сделает их в три раза быстрее.
Я утрирую, но думаю, основную мысль вы поняли. Третий шаг может потребовать от нас пересмотра огромного количества правил, системы оплаты труда, системы ценообразования. Да, это непросто и иногда не очень быстро. Но либо вы управляете ограничением, либо оно вами.

Что ещё есть в ТОС

ТОС содержит в себе принципы мышления и принятия решений, инструменты анализа и разработки индивидуальных решений, готовые решения, инструменты внедрения изменений, систему финансовых показателей (управленческий учёт).
Голдратт писал:
Можем ли мы сконцентрировать ТОС до одного предложения? Я думаю, что можно сконцентрировать его до одного слова — фокус.
Но многие подходы обещают фокус.
В чём для меня отличие ТОС. Фокус ТОС опирается исключительно на логику и факты (здравый смысл), учитывает контекст и готов поставить под сомнения любые правила, старые знания и выводы, сделанные из старого опыта.

Полезные материалы

01/ Теория ограничений — это серебряная пуля? [почитать]
02/ Как системно развивать бизнес, учитывая ограничения [посмотреть]
03/ Что такое эффективность? [почитать] [посмотреть]
04/ Неограниченные хотелки и ограниченные возможности [почитать]
05/ Теория ограничений: как работает на практике? [послушать]
06/ Что такое эффективность производства и как ее увеличить? [посмотреть]
Мой телеграм-канал, где я оповещаю о новых заметках и делюсь короткими инсайтами и мыслями, которые не попадают сюда. Ещё там можно обсуждать идеи и смотреть на ТОС с разных сторон вместе с другими